Cadre de département des secrétariats médicaux (H/F) BRV/UDS/DISSPO

L’Ensemble hospitalier de l’Institut Curie est le 1er Centre français de lutte contre le cancer en nombre de patients, ce qui a représenté plus de 52 600 patients traités en 2022 dont 2410 patients inclus dans une étude clinique.

La force de l’Institut Curie ?
Sa capacité à amener la découverte scientifique au lit du patient. Médecins, soignants, chercheurs, jusqu’aux fonctions supports se mobilisent chaque jour aux côtés des patients pour prendre le cancer de vitesse. Le patient est au cœur du projet médical et la dimension humaine occupe une place prépondérante associée à la mise à disposition de techniques toujours plus innovantes.

Tous les collaborateurs de l’Institut Curie œuvrent ensemble pour la lutte contre le cancer avec :

• Les mêmes valeurs : bienveillance, humanité, ouverture, partage, efficacité, innovation, solidarité et engagement.
• Les mêmes missions : soins, recherche et enseignement

Votre mission :

Le/la cadre de département des secrétariats médicaux assure le pilotage stratégique, organisationnel et managérial des fonctions médico-administratives de son périmètre. Il/elle encadre les cadres de proximité, coordonne les ressources, harmonise les pratiques et veille à la qualité du service rendu. Il/elle accompagne les projets de transformation, déploie les orientations institutionnelles et contribue à l’adaptation continue des secrétariats médicaux aux enjeux de l’établissement.
 
Vos principales activités :

1. Pilotage stratégique et gestion de projet

• Représente la Direction des secrétariats médicaux (DSM) dans le pilotage stratégique de son département, en lien avec le chef de département et le cadre de santé de département.
• Relaie les orientations institutionnelles, déploie et met en œuvre les projets institutionnels et les projets de département, en s’appuyant sur les cadres de proximité.
• Propose des adaptations /évolutions de la fonction médico-administrative (métier, organisation…) au sein de son département en fonction des évolutions de l'activité.
• Gère la mise en œuvre des projets et développement d’activités au sein de son ou ses département(s)/secteur(s). Il initie, structure et accompagne les transformations nécessaires en lien étroit avec la DSM, afin d’adapter les fonctions médico-administratives aux enjeux actuels et futurs de l’organisation.

2. Pilotage et organisation de l’activité médico-administrative

• Gère et pilote le processus de construction et de suivi budgétaire des ressources médico-administratives de son périmètre : élabore et suit le budget de fonctionnement (écarts entre effectifs prévisionnels et réalisés), prépare et participe à la réunion annuelle de contractualisation.
• Pilote l’activité médico-administrative, ajuste les ressources à l’activité réelle, mesure la performance des secrétariats médicaux et des organisations médico-administratives, et en assure le reporting auprès de la DSM.
• Supervise l’organisation opérationnelle des équipes médico-administratives sur son périmètre.
• Contribue à la gestion et au pilotage du budget d’investissement, en lien avec la DSM.
• Est responsable de la gestion des travaux et des ressources matérielles pour son ou ses département(s)/secteur(s).

3. Encadrement et animation des cadres de proximité sous sa responsabilité

• Encadre et anime les cadres de proximité placés sous sa responsabilité.
• Accompagne et soutient les cadres de proximité dans la résolution des dysfonctionnements, la gestion des crises et la prise de décision.
• Assure la continuité de l’activité médico-administrative de son département/secteur, notamment en organisant les remplacements lors des congés et en redéployant les effectifs si nécessaire.
• Porte la politique institutionnelle de Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT) dans son périmètre, et mobilise les ressources internes et externes en lien avec la DSM.
• Gère les tensions, conflits et les entretiens de recadrage concernant les équipes AM/SM de son périmètre, en lien avec les cadres de proximité. Participe aux procédures disciplinaires aux côtés de la Directrice des secrétariats médicaux.
• Selon la structuration du département, le cadre de département peut être amené à porter la responsabilité de cadre de proximité (cf fiche emploi cadre de proximité)

4. Développement des compétences des équipes AM / SM :

• Accompagne le développement professionnel des équipes AM/SM du département, en évaluant les pratiques et en veillant à la montée en compétences collectives, consolide et priorise les besoins collectifs en formation, et assure la coordination avec la DSM pour l’élaboration du plan de formation. Il participe aux plans de succession.
• Valide les demandes d’évolution professionnelle dans le cadre des parcours professionnels définis des équipes AM/SM de son périmètre
• Est force de proposition pour faire évoluer les dispositifs de formation portés par les formatrices internes (intégration des nouveaux arrivants et formation continue).
• Recrutement et gestion des effectifs
• Est responsable du recrutement de son équipe (cadre de proximité et AM/SM) en agissant en étroite collaboration avec le service recrutement de la DRH.
• Arbitre et formalise les demandes de remplacement (DAR) pour les postes médico-administratifs (CDD et CDI)

5. Qualité et gestion des risques

• Est responsable du contrôle de l’application des procédures qualité et de gestion des risques au sein de son ou ses département(s)/secteur(s). Il/elle met à jour les processus, procédures et modes opératoires, en lien avec les cadres de proximité et en veillant à l'harmonisation des pratiques entre les sites, et veille à leur intégration dans la base documentaire institutionnelle.
• Evalue les pratiques professionnelles, en collaboration avec les autres cadres de département et la direction qualité, notamment dans le cadre des audits internes et des démarches de certification.
• Evalue les risques professionnels et met en oeuvre des actions de prévention, en lien avec le service HSE et la DSM.
• Assure le suivi des événements indésirables (EI), en promouvant leur déclaration et en pilotant les plans d’action correctifs associés.
• Enquête sur les plaintes des patients portant sur le volet médico-administratif, sur délégation de la DSM.

Compétences requises

Savoir-faire / Compétences techniques

• Leadership stratégique et managérial : exercer un leadership mobilisateur, incarner les valeurs institutionnelles, accompagner les cadres de proximité, et mettre en place des stratégies managériales adaptées.
• Communication et négociation : maîtriser les techniques de communication, adapter son discours aux interlocuteurs et aux contextes, y compris en situation sensible ou stratégique.
• Pilotage de la performance : suivre et analyser les indicateurs d’activité, de qualité et de ressources (tableaux de bord, effectifs…), et ajuster les organisations en conséquence.
• Conduite du changement et gestion de projet : piloter des projets transversaux (multisites ou inter-départements), accompagner les transformations organisationnelles et mobiliser les acteurs concernés.
• Optimisation des organisations : analyser, questionner et améliorer les processus et pratiques médico-administratives dans une logique d’efficience et d’harmonisation.
• Gestion des situations sensibles : repérer les tensions, gérer les conflits avec discernement, et maintenir un climat de travail serein.
• Réflexivité professionnelle : interroger et faire évoluer sa pratique dans une dynamique d’amélioration continue.
• Maîtrise des outils et référentiels : connaître les processus médico-administratifs et utiliser les outils métiers de manière experte.

Savoir / Connaissances

• Connaissance et compréhension des enjeux institutionnels
• Connaissance des organisations médico-administratives et de ses missions
• Connaissance de la cancérologie et de la terminologie associée

Savoir-être

• Leadership exemplaire et posture managériale : incarner les valeurs institutionnelles, porter les orientations stratégiques, adopter une posture professionnelle adaptée et légitime au sein de l’équipe d’encadrement.
• Travail en réseau et coopération : collaborer efficacement avec les autres managers, travailler en transversalité et entretenir des relations de confiance avec les partenaires internes.
• Responsabilité et éthique professionnelle : assumer ses décisions en cohérence avec les enjeux du département et de l’établissement, faire preuve de discernement et d’objectivité.
• Communication et intelligence relationnelle : faire preuve d’aisance dans la communication, d’écoute bienveillante, de diplomatie et de maîtrise de soi, y compris en situation de tension.
• Capacité d’analyse et d’organisation : analyser, synthétiser, prioriser les tâches et optimiser les organisations avec rigueur et méthode.
• Autonomie et engagement : faire preuve de réactivité, d’adaptabilité, de prise d’initiative et de capacité à déléguer efficacement.
• Force de proposition : contribuer activement à l’amélioration continue et à l’innovation managériale.

Diplômes / Qualification(s) requise(s) :

• Minimum niveau Bac+3 (licence / licence professionnelle /Bachelor Universitaire Technologique) ou niveau master 1 (bac+4)

L'Institut Curie consacre une politique en faveur de l'insertion des personnes en situation de handicap.